Vloggen in publieke organisaties: de do’s en don’ts

Wie denkt aan vloggers, denkt aan BN’ers en tieners. Voor het oog van de camera showen ze hun glamorous leven; influencers dwepen met nieuwe merken. Vloggen heeft hierdoor de reputatie vluchtig en oppervlakkig te zijn. Maar, heb je er wel eens bij stilgestaan dat het juist deze kenmerken zijn die vloggen in publieke organisatie een impactvol communicatiemiddel maken? Deze kenmerken kunnen namelijk open, persoonlijke communicatie stimuleren.

Vlogs geven een kijkje in het hoofd van de mensen

Vloggen in je publieke organisatie geeft een blik op de organisatie vanuit de ogen van de medewerkers. Een voordeel hiervan is dat het inzicht geeft in wat er in de hoofden van deze medewerkers speelt. Bijvoorbeeld over hoe mensen over hun nieuwe werkzaamheden denken die in tijden van reorganisatie veranderd zijn. Of om onderling uit te wisselen wát die nieuwe werkzaamheden eigenlijk inhouden. Er worden zo geluiden de organisatie ingezonden waar andere medewerkers zich in kunnen herkennen. Door mensen hun ervaringen en gedachtes te laten delen, komt er mogelijkerwijs meer begrip en draagvlak voor de nieuwe situatie.

Je eerste vlog in 5 stappen

Nu hoor ik je denken, maar ik ben toch geen vlogger, hoe doe ik dit dan? Deze simpele stappen laten zien dat je maar een paar stappen verwijderd bent van je eerste vlog:

1. Maak binnen je organisatie ruimte vrij voor vloggen.

Zorg ervoor dat vloggers binnen hun werkzaamheden tijd krijgen om te vloggen en faciliteer vlogcamera’s.

2. Kies een thema waar je de gevoelens/gedachtes/ervaringen over wilt weten.

Ervaring leert dat je hierbij kunt denken aan thema’s als de net doorgevoerde structuurverandering waardoor mensen opeens samen in teams moeten werken. Of de digitalisering in de maatschappij waardoor er digitaal gewerkt moet worden. Thema’s die gaan over wat de veranderde context van de publieke organisatie betekent voor het werk van de medewerkers.

3. Beslis gezamenlijk wie er gaan vloggen.

Kies voor medewerkers die enthousiast zijn en het leuk vinden om te gaan vloggen. Even zo belangrijk is dat ze uit alle lagen van de organisatie komen, dus denk aan representatiegroepen zoals directie, externen, junior en senior medewerkers, of ondersteunend personeel. Deze mix zorgt ervoor dat er verschillende verhalen verteld worden en niet alleen dat van de directie of dat van een medewerker. Dit zorgt voor een breder inzicht en begrip voor elkaars situatie.

4. Organiseer een workshop vloggen voor de vloggers.

In een workshop Vloggen leer je alle kneepjes van het vak en kun je al in 2 uur aan de slag. Hierin wordt behandeld:

• Een script schrijven, hoe doe ik dat?
• Hoe gebruik ik een (vlog)camera?
• Hoe film ik? Interviewen, licht, geluid & compositie

5. Publiceer de vlog

Kies hierbij een kanaal passend bij je organisatie. Bijvoorbeeld het Intranet, of deel hem via nieuwsbrieven. Je kunt ook een combinatie doen van digitaal en offline door te werken met QR-codes op posters of tv schermen in gezamenlijke ruimtes.

Do’s

• Kies vloggers uit alle lagen van de organisatie; van ondersteunend personeel tot directie. Dit creëert draagvlak.
• Maak het onderwerp waar je iets over wilt weten niet leidend, sta open voor alle ervaringen, en luister naar eigen input van medewerkers.
• Zoek ambassadeurs die het vloggen gaan trekken. Hierdoor houdt het stand, worden medewerkers sneller enthousiast en komt het vanuit de organisatie in plaats van top-down.
• Besteed het monteren van de vlog uit, dit is een tijdrovende en frustrerende klus als je hier geen ervaring mee hebt.

Don’ts

• Leg het vloggen als directie niet op, maar overleg met verschillende lagen uit de organisatie wie de vloggers kunnen zijn en hoe het aangepakt kan worden. Dit draagt bij aan het open karakter.
• Forceer de vloggers niet, maar laat de vloggers vrij om hun eigen verhaal te doen.
• Zie vloggen niet als doel op zich. Het moet passen binnen de organisatiecultuur, mensen moeten zich op hun gemak voelen om hun ervaringen te delen.
• Zie vloggen niet als wondermiddel. Het is een ‘means to an end’. Laat het ondersteunend zijn aan fysiek contact.

Succes gegarandeerd

Met dit stappenplan en deze do’s en don’ts is vloggen een leuke, leerzame en gezamenlijke middel die een positieve impact heeft op de interne communicatie van je publieke organisatie. Het is nu alleen nog maar een kwestie van doen!